In vielen Fällen möchte man Datenbestände, die ursprünglich zeilenweise untereinander angeordnet sind, übersichtlicher darstellen und nach zwei Kriterien anzeigen.

Am besten wird dies an der Darstellung von Umsatzdaten deutlich. Die Original-Datensätze liegen in Form einer Tabelle mit z.B. drei Feldern vor:

1. Die Warengruppe
2. Den Zeitpunkt (Datum oder Monat / Jahr)
3. Den Nettoumsatz der betreffenden Auftragspositionen

Bei größeren Datenbeständen kommen in einem Jahr schnell einige Tausend Datensätze zustande - eine Datenflut, die kaum zu überblicken ist.

Mit einer Pivot-Tabelle werden diese Datensätze übersichtlich in einer X/Y-Darstellung angezeigt:

1. Die verschiedenen Warengruppe werden untereinander dargestellt, bilden somit die Y-Achse (Zeilenüberschrift)
2. Die verschiedenen Zeitpunkt werden nebeneinander dargestellt, bilden somit die X-Achse (Spaltenüberschrift)
3. Die Umsatzdaten werden für jeden Schnittpunkt der X- und Y-Achse aufsummiert und in den jeweiligen Zellen dargestellt

Die Pivot-Tabelle gruppiert und sortiert also die Daten und blendet leere Zeilen / Spalten aus. Außerdem werden die Nettodaten aufsummiert und man kann optional auch Spalten- und Zeilensummen bilden lassen.

In der hier dargestellten Pivot-Tabelle wird die Y-Achse aus den Warengruppen gebildet, die X-Achse ist zweistufig aufgebaut und gruppiert die Daten nach Monat und Jahr. Die Umsatzdaten werden sowohl in den Spalten als auch in den Zeilen nochmals für jedes Jahr und auch insgesamt aufsummiert.