Dokumentenmanagement
CODE.3 DMS
Digitalisierung kostet bei uns nicht extra
Einfach per Drag & Drop zuordnen. E-Mails, Faxe, Briefe und technische Unterlagen immer im Griff! Verfügbarkeit erhöhen, Kapitalbindung senken, Durchlaufzeit optimieren, Dokumentenmanagement kann einfach sein? „Das ist für uns doch viel zu kompliziert: die ganze Verschlagwortung, Dokumentenstruktur, Workflows… das brauchen wir doch gar nicht!“ Genauso sehen wir das auch!
Integration mit Outlook
E-Mails einfach mit der Maus in das Dokumenten-Fenster ziehen (Drag & Drop).
Automatische Zuordnung zu Belegen
Zeichnungen, Datenblätter und andere Dokumente werden automatisch zugeordnet.
Speicherung in der Datenbank oder im Dateisystem
Dokumente in der Datenbank sind besonders sicher und können nicht aus versehen gelöscht werden.
Versionierung
Bei manchen Dokumenten soll oder muss der jeweilige Ausgabestand nachvollziehbar sein.
Favoriten-Funktion (Dokumenten-Sets)
Mehrere Dokumente in einer Mappe zusammenfassen und dieser Mappe einen bestimmten Zweck zuordnen.
Zip -Archiv
Inkl der Funktion "in Zwischenablage" kopieren.
Übergreifende Suche
Suchbegriff eingeben und mit der Volltextsuche auch Dokumenteninhalte durchsuchen.
CODE.3 bietet ein umfassendes Dokumentenmanagement in den Modulen:
- Adressen
- Produkte
- Aufträge
- Lager
Die Dokumente werden mit Drag & Drop einem Kunden, Lieferanten, Auftrag oder Produkt zugeordnet. So einfach ist das.
Bei wichtigen Unterlagen wie z.B. technischen Spezifikationen können Sie auch verschiedene Versionen verwalten.
Grundsätzlich können Dokumente als Verweis (Link) oder direkt in der CODE.3-Datenbank gespeichert werden.
Dokumenten-Sets
„Dokumenten-Sets“, AGBs, Imagebroschüre und die Standardunterlagen für Neukunden? –
Moment, das suche ich gleich zusammen“.Diese Diskussion hat mit der Favoritenfunktion von CODE.3 ein Ende.
Dokumente können in Sets zusammengefasst und automatisch versandt oder einem Auftrag zugeordnet werden.
Drag & Drop und schon in der Vorschau!
Die meiste Kommunikation mit Kunden und Lieferanten findet mittlerweile per E-Mail statt. Und weil Outlook der am meisten benutzte E-Mail Client in Unternehmen ist, haben wir CODE.3 und Outlook besonders gut integriert.
Aus Outlook ziehen Sie eine E-Mail einfach in einen der Dokumentenbereiche von CODE.3 – fertig. Und wenn Sie möchten, wird die E-Mail in Outlook automatisch gelöscht.
Die E-Mail wird im Outlook-Format als MSG-Datei gespeichert und steht somit zur Ansicht zur Verfügung. Damit können E-Mails sehr bequem den jeweiligen Vorgängen zugeordnet werden.
Wenn eine E-Mail gespeichert wird und bereits eine E-Mail mit dem gleichen Betreff vorhanden ist, wird daher geprüft, ob der Inhalt der neuen E-Mail identisch mit der bereits vorhandenen ist. Wenn nicht, wird die neue E-Mail ohne weitere Rückfrage gespeichert!
Zeichnungen, Datenblätter und andere Dokumente, die bei einem Arikel hinterlegt sind, werden automatisch einem neuen Auftrag beigefügt.
Nachträgliche Änderungen berühren die zugeordneten Aufträge nicht. Und selbstverständlich funktioniert das auch im Einkauf.
In der Datenbank oder im Dateisystem
Dokumente im Dateisystem werden schneller geladen und belgen keinen Platz in der Datensicherung.
Dokumente in der Datenbank sind besonders sicher und können nicht aus versehen gelöscht werden.
Bei CODE.3 haben Sie die Wahl!
Dokumente können sowohl in der Datenbank als auch im Dateisystem gespeichert werden.
Berücksichtig werden auch Metadaten dies sind Zusatzangaben, die ein Dokument beschreiben oder kategorisieren.
Übergreifende Suche
Dokumente ansehen und suchen
In den Modulen:
- Adressen
- Auftrag
- Produkt
können Sie über das Kontextmenü alle Dokumente, die zu einem Datensatz zugeordnet sind, anzeigen, in ein Zip-Archiv exportieren und drucken.
Standardmäßig werden der Name des Dokuments und die Metadaten des Dokuments durchsucht.
Wenn das Feld „Dokumenteninhalt durchsuchen“ markiert ist, werden auch die Inhalte der Dokumente durchsucht.
Versionierung
Bearbeiten von Dokumenten
Dateien, die in CODE.3 gespeichert sind, können auch bearbeitet werden.
Wenn die Datei versioniert ist, wird bei Speichern der bearbeiteten Datei automatisch eine neue Version angelegt.Damit ist sichergestellt, dass Datei-Dokumente, die z.B. als technische Spezifikation einer Bestellung zugeordnet wurden, nicht durch eine neue Version überschrieben werden.
Wenn ein Dokument zur Bearbeitung geöffnet wird, werden sie für andere Benutzer gesperrt.
Versionierung von Dokumenten
Bei manchen Dokumenten soll der jeweilige Ausgabestand nachvollziehbar sein. Dies betrifft z.B.technische Dokumente wie Zeichnungen und Spezifikationen und allgemeine Dokumente wie AGBs und Einkaufsbedingungen.
Wenn bei einem versionierten Dokument Änderungen vorgenommen werden, wird beim Speichern gefragt, ob die Änderungen übernommen werden sollen.
Zip-Archiv
Speichern im Zip-Archiv
Wenn Sie auf „Speichern“ klicken, wird im nächsten Schritt das Verzeichnis ausgewählt, in dem die Datei gespeichert werden soll.
Zwischenablage im Zip-Archiv
Mit der Funktion „In Zwischenablage kopieren“ wird die erstellte Zipdatei direkt in die Zwischenablage kopiert.
Sie können Sie dann z.B. direkt in eine E-Mail oder in einem anderen Programm einfügen.
Funktionsübersicht DMS
| Dokumentenmanagement | Lexware | CODE.3 ERP |
|---|---|---|
| Ablage gedruckter Belege als PDF | x | x |
| Ablage gedruckter Belege as PDF/A | x | |
| Ablage von Dokumenten wahlweise in der Datenbank oder als Link | x | |
| Kategorien für Dokumente | x | x |
| Ordnerstruktur für Dokumente | x | x* |
| E-Mails per Drag and Drop | x | |
| E-Mails aus dem Programm beantworten | x | |
| Kommentare im Dokumentenmanagement | x | |
| Schlagwörter | x | |
| Stichwörter | x | |
| Referenzdatum | x | |
| Terminalserveranbindung für Outlook | x | |
| Automatische Zuordnung zu Belegen | x | |
| Versionierung von Dokumenten | x | |
| Dokumenten-Sets | x | |
| Zip-Archiv | x | |
| Volltextsuche übergreifend | x |
*Dokumente plus, Funktionserweiterung
Antworten zu häufigen Fragen
Ja. Belege können auch versioniert werden. Gebuchte Belege können nicht geändert werden.
Ja. Wenn die Schnittstellenbeschreibung und Festlegung erfolgt ist kann importiert werden.
Können wir keine Aussage treffen, wurde von uns nicht getestet, evtl. funktioniert es.
