E-Rechnung mit CODE.3
Gesetzliche Anforderungen einfach erfüllen
Einfache PDF-Formulare sind keine E-Rechnungen!
Hintergrundinformationen zur E-Rechnungspflicht ab dem 1.1.2025 finden Sie auf:
https://www.ibeq.com/e-rechnungspflicht/ und bei Ihrer IHK z.B. über https://www.ihk.de.
In CODE.3 4.0 können Sie schon heute E-Rechnungen nach den nachfolgend genannten Standards erstellen:
- ZUGFeRD (entspricht auch dem französischen Factur-X)
- XRechnung
Außerdem können Sie im AccountingExpert E-Rechnungen im ZUGFeRD Format auch komfortabel im Programm einlesen.
Vorbereitung für die E-Rechnung
Voraussetzungen
Bevor Sie E-Rechnungen versenden, müssen Sie einige Daten überprüfen und ergänzen.
- Firmenstammdaten
Zunächst müssen Sie Ihre Firmenstammdaten überprüfen und ergänzen.
Die Firmenstammdaten finden Sie im CODE.3 Hauptmenü => Systemeinstellungen => Firmenstammdaten - UN/ECE Codes für Steuersätze
E-Rechnungen müssen für die Umsatzsteuer international standardisierte Kurzzeichen enthalten. Die Kurzzeichen für gängige Steuersätze lauten:S: Standard USt.
AE: Reverse Charge Verfahren
G: ExportEs gibt noch weitere Kurzzeichen. Die Kurzzeichen sind in der Norm UINTDID 5305 standardisiert.
- UN/ECE Code für Einheiten
Bei den E-Rechnungen müssen die Einheiten, in denen Artikel angegeben werden, international standardisierte Kurzzeichen erhalten. Sie müssen dazu bei den Einheiten, die Sie verwenden, die Kurzzeichen ergänzen.Für gängige Einheiten lauten die Kurzzeichen:
Stück C62
(keine Angabe) C62
m² MTK
kg KGM
m MTR
Stunde(n) HUR
Tage€ DAY
Karton XCTWie bei den Zolltarifnummern gibt es auch sehr viele Codes für die Einheiten – wir können Ihnen die Suche nach den richtigen Codes leider nicht ersparen.
Die Codes sind in den Normen UN/ECE Recommendation No. 20 „Codes for Units of Measure Used in International Trade“ und UN/ECE Recommendation No. 21 „Codes for Passengers, Types of Cargo, Packages and Packaging Materials (with Complementary Codes for Package Names)“ aufgeführt und müssen unter Anwendung des in UN/ECE Rec No. 20 Intro 2.a) beschriebenen Verfahrens ausgewählt werden.
- Leitweg ID (nur beim Format XRechnung)
E-Rechnungen, die Sie über ein Portal der Bundesverwaltung einreichen, müssen eine Leitweg-ID enthalten.
Die Leitweg-ID erhalten Sie von Ihrem Auftragsgeber und pflegen sie im Kundenstamm ein.
Da es sich bei Rechnungen um rechtlich verbindliche Dokumente handelt, sollten Sie die Codes mit Ihrem Steuerberater abstimmen.
Versand der E-Rechnung
Wenn Sie die Stammdaten überprüft und aktualisiert haben, ist der Ablauf ganz einfach:
- Beim E-Mail Versand einer Rechnung wird das Format ZUGFeRD automatisch vorgeschlagen.
Der weitere Ablauf ist genauso wie bei den herkömmlichen PDF-Rechnungen. - Alternativ können Sie mit der Funktion „Drucken“ Ihre Rechnung als E-Rechnung speichern und manuell versenden.
- Für die XRechnung finden Sie im Ribbon eine Funktion, die auch „XRechnung“ heißt. Damit erstellen Sie eine Datei, die Sie im Portal hochladen oder dem Empfänger per E-Mail zusenden.
Eine ZUGFeRD Rechnung ist ein PDF-Dokument, bei dem zusätzliche Daten eingebettet sind. Deshalb können Sie jedem Kunden auch heute schon eine ZUGFeRD Rechnung zuschicken. Ihr Kunde kann die ZUGFeRD Rechnung wie eine herkömmliche Rechnung als PDF ansehen und ablegen.
Einlesen der E-Rechnung
Mit der E-Rechnungen will der Gesetzgeber die weitgehend automatische Bearbeitung der Rechnungen erleichtern. Diesen Vorteil erzielen aber nur Empfänger, deren ERP-System E-Rechnungen auch direkt verarbeiten können.
- Bei CODE.3 können Sie E-Rechnungen Ihrer Lieferanten im AccountingExpert einlesen.
Benutzen Sie dafür die Funktionen „Beleg erfassen“ bzw. „Beleg zur Zahlung erfassen“. - Wenn Sie eine E-Rechnung in die Erfassungsmaske hineinziehen, liest das System die E-Rechnung automatisch aus und fügt sie in den Eingabedialog ein. Das funktioniert auch, wenn die E-Rechnung in einer E-Mail als Anlage enthalten ist.
- Wareneingangsrechnungen und Eingangsrechnungen, die von Bestellungen / Wareneingängen weitergeführt werden, enthalten schon die wesentlichen Daten wie Lieferant, Artikel und Preise. Deshalb wird die E-Rechnung in diesem Ablauf derzeit nicht genutzt.
Ausführliche Informationen finden Sie auch im Wissenselement „CODE.3 ZUGFeRD XRechnung Factur-X“.
Je nach CODE.3 Version ist das Wissenselement schon auf Ihrem Server installiert. Alternativ können Sie das Wissenselement in der CODE.3 Cloud herunterladen.